無論是工作、溝通還是發消息,Email儼然已經成為一個很重要的通訊工具。很多企業都還在使用Email傳遞消息,那麼你知道該如何寫出高級的英文商業Email嗎?
以下我們就和大家分享【商業Email寫作的6個技巧與3個不要】
技巧1:親切自然|可以用We就不要用You
每一封Email往來都是你與收信人之間的交流。很多人以為寫商業e-mail就應該用「生意腔」,於是把本來有感情基礎的e-mail寫得官腔官調。
其實,只不過是把這樣的交流介面變成是e-mail。用我/我們做主詞,這樣才能讓email讀起來熱情、友善,像朋友交談那樣簡單自然,親切又人性化。
官腔e-mail:Your mail has been received.
親切e-mail:I have received your mail.
官腔e-mail:Your complaint is being looked into.
親切e-mail:We are looking into your complaint.
官腔e-mail:You will receive your computer by next week.
親切e-mail:We are happy to have your order. We shipped it by July 21.
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技巧2:一針見血|可以清楚就不要模糊
寫email最忌諱文縐縐,要打電話給人就用call,要去拜訪人就說visit,不要刻意用自以為正式但其實意思模模糊糊的字。
模糊字:contact
清楚字:call/write/visit
模糊字:soon
清楚字:by March 15
技巧3:言簡意賅|可以一個字就不要兩個字
大部分商業人士每天都要閱讀大量e-mail,所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關或者無助於e-mail目的之內容,請毫不留情的捨棄。
冗長句:The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine.
精簡句:The paper jam destroyed the copy machine.
冗長句:We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.
精簡句:The enclosed brochure shows further manufacture details.
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技巧4:字彙樸實|用對方看得懂的關鍵字
每個行業都有自己的專業術語,寫e-mail時要確定別人懂不懂你的專業用語,也儘量不用華麗詞藻,尤其外國人更習慣使用樸實的語言。
迂迴句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation.
樸實句:We hope to have the opportunity to work with you in the future.
迂迴句:The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.
樸實句:Supply determines demand.
技巧5:技巧表達|讓人覺得你是有幫助的
同樣一件事說法不同,得到的回應就會不同,有技巧的說法讓人樂於為你效勞。
拙劣說法:In order to complete the claim you made, simply…
漂亮說法:To complete your transaction,…
拙劣說法:We want to get our check.
漂亮說法:To keep your account in the preferred customer class, send our check for NT$200,000 today.
技巧6:主旨明確的標題|讓收信人從標題就可以清楚知道這封信的目的
也許很多人都沒有意識到,e-mail的標題是很重要的一部分,郵件給對方的第一印象就是透過標題來完成。如果標題沒有內容,看起來像群組垃圾郵件,命運就是直接進入垃圾桶。
不專業標題:How are you?
專業標題:Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports
不專業標題:Can we work together?
專業標題:Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity
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寫英文郵件的3個不要
第 1 個No:Laid- back 隨意
Case 1: “btw, need u 2 sign tom. thx.”(順便說一下,明天需要你簽個名。)
寫email用字太隨意會造成以下印象:
- 你不夠專業或者沒有認真對待此次談話。
- 你太忙,沒有時間說清楚自己的要求;
- 別人不知道你到底想幹什麼。所有商業活動都需要認真對待,不管身處什麼環境,都要花時間來進行恰當的交流。
第 2 個No:不要 !!! 充滿驚嘆號
Case 2: “It was a pleasure meeting you yesterday!! Looking forward to our next encounter! Take care!”(昨天見到你很高興!!期待下次再見!保重!)
在商業書信中,有時使用驚嘆號是必要的,可以傳達出熱烈的情感和良好的禮儀。不過,過分使用標點符號就會適得其反了。就像上面提到的這句話一樣,濫用驚嘆號來表達積極情感,反而會讓人覺得詭異和不受歡迎。
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第 3 個No:不要 Over-simplified主旨過度簡化
Case 3: Subject: Meeting(主題:開會)
想想,一個職場人每天收到幾封email。再想一下,有多少封email中會帶有“開會”這個關鍵字。email中的主旨欄是一種過濾機制,讓收件人可以有效地區分每封email主旨內容。千萬不要在主旨欄中含糊其辭,你有責任把正文內容提綱挈領地展示在email主題欄中。
請牢牢記住以上三大email忌諱,讓email更專業,不但能為自己及公司建立好形象,還能讓人收到了馬上就想回信。
關於email的職場Tips:
1. To & CC一定要分清。
To: 需要直接對email進行回覆、採取後續動作的人
CC(carbon copy): 只需要知道郵件內容、不需要做出回復或採取後續行動的人
2. 給女性寫信時,不管對方是否已婚,除非對方堅持用Mrs.,一般都會用Ms. 來稱呼對方。
3. 如果不清楚收件人的名字、性別或身份,可以用To Whom It May Concern (致相關人士) 來代替
4. 如果跟收件人關係比較親密,則可以在Hi、Hello或者Hey後面寫上對方的名字並加一個逗號(,):
Hi Tom,
Hello Aaron,
Hey Henry,
以上這些商業Email寫作的技巧與忌諱,希望對各位夥伴在職場上有實際的幫助喔。
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